Как правильно заполнять товарную накладную в 2019 году

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Как правильно заполнять товарную накладную в 2019 году». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12

1. Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
2. Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
3. Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
4. Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале«Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)»).
5. Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
6. Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Какие сведения содержит товарная накладная

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Обратите внимание на печать! Так, например, печать не является обязательным реквизитом (не поименована в списке обязательных реквизитов в 402-ФЗ). Но в товарной накладной ТОРГ 12 печать должна стоять, т. к. она предусмотрена формой. По данному вопросу могут возникнуть разногласия при зачете НДС с налоговой инспекцией. С другой стороны, если грузополучатель получил товар по доверенности, заверенной печатью организации, то в накладной ее ставить не обязательно. В этом случае достаточно прикрепить к накладной доверенность и обеспечить хранение этих двух документов вместе.

Обычно товарная накладная ТОРГ 12 составляется продавцом. Форма содержит информацию о продавце, покупателе, наименовании товара, его количестве и стоимости, сведения о материально-ответственных лицах, которые товар отгрузили и получили.

Основание для оформления товарной накладной ТОРГ-12

Как правило, цена и количество передаваемой продукции указываются в договоре или в приложениях (спецификациях). Возможен вариант, когда по условиям договора цена товара определяется действующим прейскурантом компании, а количество — в заявке от покупателя.

Товарно-транспортную накладную оформляют при перевозке товаров автомобильным транспортом. Форма и правила заполнения ТТН утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997г. № 78. Расскажем, какие правила заполнения ТТН действуют в 2019 году.

Статьи по теме

• Грузоотправитель отражает списание товарно-материальных ценностей при отправке покупателю,
• Грузополучатель осуществляет приемку поступивших ТМЦ,
• Заказчик грузоперевозки производит оплату транспортных услуг,
• Перевозчик контролирует работу водителей и начисляет им зарплату.

Товарно-транспортная накладная в 2019 году: зачем нужна

• ТТН нужна для учета движения ТМЦ (списание у отправителя, оприходование у получателя) и расчета стоимости перевозки. Документ подтверждает факт перемещения ТМЦ от продавца к покупателю,
• ТН содержит сведения для организации и контроля процесса перевозки.

Документ формируется в двух экземплярах, один из которых поставщик оставляет у себя, а другой передает заказчику. На основании полученной ТОРГ-12 бухгалтерия заказчика приходует и, по необходимости, списывает полученные ТМЦ.

Товарная накладная оформляется при оформлении сделок купли-продажи товарно-материальных ценностей вне зависимости от того, привлекается ли для перевозки товаров сторонняя организация или нет. В отличие от транспортной и товарно-транспортной накладных в нее не включается информация для учета движения товаров, транспортных работ и расчетов за осуществление перевозки.

Товарная накладная 2019

Перед тем как подписать накладную, бухгалтерии в любом случае необходимо проверить ее на правильность заполнения. Бухгалтер может принять документ к учету только в том случае, если он составлен в соответствии со всеми нормами и правилами.

Если возвратная процедура производится по причине несоответствия качества, количества или комплектации товара заявленным характеристикам, основанием послужат различные акты, подписанные сторонами. Например, акт о выявлении скрытых недостатков. Другим основанием для возврата являются претензионные письма и уведомления. Если по соглашению сторон возвращается качественный или неподходящий товар, и такая процедура допускается условиями контракта, то основанием могут считаться письма, уведомления, соглашения, акты и иные подтвердительные документы. При заполнении возвратной товарной накладной в поле «Основание» надлежит указать документ, по которому и осуществляется процедура возвращения поставленной продукции поставщику.

Если поставщик использует унифицированный бланк ТОРГ-12 из альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, необходимо соблюдать правила оформления регистра. Накладную ТОРГ-12 можно формировать и в бумажном, и в электронном виде, но для электронного бланка понадобится электронная цифровая подпись. Унифицированный документ составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Его необходимо формировать непосредственно в период поставки груза — либо в момент поставки, либо сразу после ее завершения.

Особенности заполнения бумажной накладной

Бывают ситуации, когда груз самостоятельно забирает представитель покупателя по доверенности. В таких случаях в графе «Груз принял» вносятся сведения о лице, который забирает продукцию, и реквизиты основания — доверенности. В графе «Груз получил» расписывается сотрудник, ответственный за размещение продуктов на складе.

Что касается реквизитов грузополучателя — это ваш покупатель. Его данные берите из договора, либо запросите его выписку ЕГРЮЛ на сайте — nalog.ru. При этом будьте внимательней с адресом, важно чтобы он совпадал с тем, что запишите в счете-фактуре. Также для удобства можно доработать бланк ТОРГ 12, к примеру, включить в него добавочную строчку «Адрес доставки». Так поступайте, если поставляете груз не по почтовому адресу покупателя, а в порт или ж/д станцию.

В тех случаях, когда вы фактический поставщик, но реализуете товары через подразделение, в строке «Структурное подразделение» вносите его наименование, а в строке «Организация — грузоотправитель» — наименование головного офиса. А вот, адрес грузоотправителя можете записать почтовый адрес подразделения, расхождения со счетом-фактурой не будет (письмо Минфина от 06.02.2018 № 03-07-14/6704).

Как оформить накладную ТОРГ-12: образец заполнения в 2019 году

В 2019 году поставщик обязан фиксировать отгрузку товаров и материалов первичным документом. Для этого формируют товарную накладную ТОРГ-12. В статье — актуальный бланк, подробная инструкция и образцы заполнения накладной в 6 частых ситуациях. Также расскажем, кто должен составлять документ, кто подписывать и сколько его хранить.

Товарная накладная — это самый часто используемый документ, составляемый при сделках купли-продажи товарно-материальных ценностей. Её можно не оформлять, но существует ряд преимуществ, которые говорят в пользу использования:

Что такое форма ТОРГ-12

Накладная — один из важнейших документов при купли-продаже как у организаций, так и у ИП. Поэтому всё, кто его подписывает, несут ответственность за этот процесс. Тогда, если в накладной по форме ТОРГ-12 будет допущена ошибка, случайная или намеренная, или же произойдут хищения и кража товара, то все ответственные лица могут понести наказание, вплоть до уголовного.

Сроки хранения

Также обратить внимание нужно на печати. Они не являются обязательным атрибутом согласно регламентирующему заполнение накладной закону, однако, в форме есть место для печати. Её лучше ставить, чтобы избежать проблем с налоговой и зачётом НДС. Получение товара по доверенности не требует таких мер.

Как правило, любая компания или частный предприниматель, выполняющий продажу ТМЦ, использует накладную ТОРГ-12. Хотя покупателю не запрещается принимать документ, который не будет соответствовать данной форме. Главное условие − наличие в документе подтверждающей информации о том, что покупатель действительно потратил средства на приобретение товара. Также здесь необходимо указание и соответствующих реквизитов.

Где применяется накладная по форме ТОРГ-12

Однако нужно помнить, налоговики данный документ могут не принять. Во избежание проблем, все-таки рекомендуется использовать стандартный бланк ТОРГ-12. Его оформление осуществляется по договору между покупателем и продавцом.

Чем товарная накладная отличается от транспортной

• Товарная накладная используется при переходе товара в право собственности покупателя. При этом он имеет возможность забрать свою покупку любым удобным для себя способом. Независимо от выбранного варианта доставки товара эта накладная просто необходима. Здесь отображаются не только характеристики продаваемых ценностей, но и подробные условия совершенной сделки;
• Транспортная накладная используется лишь тогда, когда товар у покупателя забирает служба доставки. Данный документ не содержит никакой информации о покупке-продаже. При оформлении документа продавец списывает товар, и при получении он приходуется покупателем. Оформляется ТТН при использовании любого транспорта для перевозки. Проще говоря, на время транспортировки за товар отвечает перевозчик. Причем ТТН используется не только при перевозке груза со склада продавца на склад покупателя. Данный документ используется, если груз перевозится между складами, принадлежащими одной компании.

Накладная оформляется в двух экземплярах. Один направляется поставщику продукции. Он будет использован при списании ТМЦ. Второй документ направляется покупателю. На его основании производится оприходование.

Форма

• Товарная накладная. Бумага сопровождает операции по отпуску/приему продукции со складских помещений. Она входит в состав первички. Включает в себя ряд ключевых сведений: наименование компании, номер документа, дата отпуска продукции, лицо, которое передало товар и так далее.
• Транспортная накладная. Сопровождает транспортировку грузов. Нужна для регулирования взаимоотношений между участниками операции: получатель, отправитель, а также лицо, занимающееся транспортировкой. Бумага подтверждает факт оформления соглашения о перевозке. Она сопровождает груз от пункта его отправки до пункта его получения. В завершение операции бумага предоставляется грузополучателю. Накладная фиксирует различные сведения о грузе: его вес, маркировка. Наличие этого документа обязательно при подаче исков и претензий к любой из сторон операции. Он понадобится при обнаружении недостатков: недостачи, порча, повреждения, задержки при выдаче.

Разновидности

Транспортная накладная – это расчетный документ, сопровождающий транспортировку груза. Нужна для подтверждения факта оформления соглашения на перевозку груза. Требуется для регулирования транспортировки. Является основанием для учета перевозки и расчетов с транспортной компанией.

По крайней мере так рекомендует указывать информацию о месте составления первичного документа в аналогичной ситуации Минфин в своем письме от Предприятие-заказчик, которое оформляет ТТН, на этапе ее выписки этот реквизит не заполняет см. Заполнит ее впоследствии грузополучатель , если он согласно п. При этом в этом поле указывают новый пункт назначения, который определяют по согласованию с грузоотправителем.

Если же в процессе перевозки переадресации груза не происходит, тогда при приеме груза грузополучатель проставляет здесь прочерк. Помните: определять массу и количество груза у грузоотправителя и у грузополучателя нужно одинаковыми способами. При этом при измерениях следует руководствоваться специальными правилами измерения, установленными гл.

Товарно-транспортная накладная

Такая норма до сих пор содержится в п. Но обратите внимание! Да и согласно ст. Выходит, что ТТН полностью может и не быть заверена печатями сторон, но от этого она не станет недействительной и не утратит силу полноценного первичного документа. Кроме того, после приема груза все экземпляры ТТН подписывает водитель экспедитор п. Ну и, конечно же, в форме ТТН предусмотрено место для подписи грузополучателя. Он заверяет своей подписью второй, третий и четвертый экземпляры ТТН п.

1. Нужна для того, чтобы произвести учет транспортировки грузов от продавца к покупателю.
2. Подтверждает при проверках в процессе перевозки, что она предусмотрена договором.
3. Содержит в себе информацию о грузе и шагах, которые он пройдёт при транспортировке.
4. Согласно этому документу происходит расчёт с водителем, который произвёл перевозку.
5. Также бумага позволяет получателю забрать груз, а поставщику – отправить его.
6. Должны содержаться подписи продавца и покупателя, бухгалтерии – в товарной части.
7. Необходимо сделать четыре экземпляра.
8. Порядок заполнения отличен от ТТН, потому что бланки различаются. Здесь больше блоков, заполненный образец — тут, а чистый бланк для ознакомления с примером можно скачать по этой ссылке.

В визировании электронных документов будут задействованы все участники транспортной сделки: отправители, получатели, транспортные компании и предприятия, осуществляющие логистику – распределительные центры.

Можно ли на товарно-транспортной накладной ставить штамп

• заверяется подписями водителя и грузоотправителя;
• вручается водителю;
• по завершении перевозки подписывается грузополучателем;
• передается перевозчику – как подтверждающий документ для начисления водителю зарплаты;
• остается у перевозчика и прилагается к путевому листу

Учитывая письмо ФНС за № ЕД-4-3/4681 от 21.03.2012 г., транспортная накладная (ТН) доказывает расходы компании, понесенные в процессе перевозки при условии ее корректного заполнения, включая внесение данных о регистрационных номерах транспортных средств.

ТН или ТТН: какой документ выдавать?

1. Полные названия и адреса сторон (отправителя имущества, его получателя и плательщика) должны быть указаны строго в соответствии с уставами соответствующих фирм.
2. В товарном разделе сведения приводятся по каждому наименованию перевозимого имущества.
3. При участии в отгрузке представителя получающей стороны он должен иметь правильно составленную доверенность.
4. Все росписи при заполнении ТТН ответственные лица должны проставлять собственноручно.

Транспортная накладная: кто должен выписывать?

• Грузополучатель заполняет в транспортной накладной пункт 7 («Сдача груза»).
• В пункте 5 («Указания грузоотправителя») приводится объявленная отправителем ценность груза. Она не должна быть больше его действительной стоимости.
• Отсутствие записи в бланке накладной на перевозку груза подтверждается прочерком. Пустых полей в документе быть не должно.
• При отсутствии записей в пункте 8 применяются общие условия по Правилам перевозки грузов и Федеральному закону «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
• Транспортная накладная составляется в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.