Как провести авансовый отчет чек метрополитена

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Как провести авансовый отчет чек метрополитена». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

Какой новый список документов для авансового отчета в 2019 году? Какие документы изменились? Что прикладывать к отчету по итогам командировки? Если ли новый перечень в законе? Поясним, что именно изменилось.

Вводная информация об авансовом отчете

Скажите работникам, чтобы они называли адрес электронной почты компании, чтобы собирать все чеки в одном месте. Удобнее всего завести под них отдельный почтовый ящик. В авансовом отчете можно будет указать “электронный чек”.

БСО с 1 июля 2019 года

С 1 июля 2019 года типографские БСО станут запрещены. После этой даты бланки необходимо будет печатать только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 1.1, п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, п. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Фактически такой бланк будет мало отличаться от обычного онлайн-чека. Данные о нем так же автоматически попадут в ИФНС. Вывод: с 1 июля 2019 года от продавцов нужно требовать онлайн-чек или распечатанный на кассе БСО.

При проверке документов, приложенных к авансовым отчетам, у бухгалтера может возникнуть вопрос: а является ли кассовый онлайн-чек, в котором нет одного или нескольких обязательных реквизитов, подходящим документом для учета подотчетных расходов при исчислении налога на прибыль?

Условия признания подотчетных расходов

Требования к оформлению кассового чека приведены в Законе № 54-ФЗ ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ) . Перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в чеке онлайн-кассы, значительно расширился. Так, к примеру, помимо данных продавца, наименования товаров, их количества и стоимости (с учетом скидок, наценок), в онлайн-чеке должна содержаться такая информация:

Ситуация 1. Работник отчитался онлайн-чеком, в котором допущены ошибки

Однако если расходы подотчетного лица не подтверждены правильно оформленными документами, при проверке налоговики могут доначислить компании не только налог на прибыль, но и «зарплатные налоги» на этого сотрудника, а также пени и штраф.

Следуя норме Закона о применении контрольно-кассовой техники в месте продаж, предоставления услуг, разрешается выдача товарных чеков предприятиями на режиме ЕНВД или предпринимателями на патенте. Бухгалтерия командированного сотрудника, конечно, может проинструктировать гражданина как выявить тип юридического лица.
Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П).

Особенности авансового отчета без кассового чека

В основных актах, регламентирующих составление отчетных форм, нет четкого требования о том, что к авансовому отчету должны быть приложены именно кассовые чеки. Отсутствие такого уточнения является вполне справедливым хотя бы потому, что структура российских предприятий разнообразна, как и существующие на них порядки.
Бывает такое, что документы, которые подтверждают оплату, датированы выходными или праздничными днями. Это может вызвать ряд вопросов у ревизоров или представителей налоговой. Например, их заинтересует, почему сотрудник что-то покупал для компании в нерабочее время. Лучше избегать трат в выходные и праздничные дни, если их сложно обосновать.

Инспекторы уверяют, что расходы на проезд в метро списать нельзя…»

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

• Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
• Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).

Какими документами можно оправдать оплату

При совершении операций с денежной наличностью все юридические лица и ИП (за исключением случаев, предусмотренных пп. 2, 3, 5–7 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ) обязаны выдать чек ККТ или БСО покупателю (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов

Сотруднику Никитину О. А. было выдано 83 548 руб. на закупку товаров от поставщика за наличный расчет. Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком. Авансовый отчет с приложением документов — ТОРГ-12, ТТН, счета-фактуры и квитанции к ПКО — передан в бухгалтерию. При этом кассовый чек был утерян.

В большинстве случаев отчетность требуется для подтверждения работниками командировочных расходов. Сотрудник, получивший деньги из кассы для выполнения служебных поручений, обязан предоставить в бухгалтерию или руководителю отчет, к которому прикрепляются документы, подтверждающие профессиональные затраты. Это могут быть затраты на проезд до места назначения и обратно, оплата гостиницы, в некоторых случаях питание.

Документы, дополняющие отчетность по выданным средствам

• наименование (например, «Пассажирский билет», «Багажная квитанция» и т.д.);
• серию и номер;
• наименование организации, предоставляющей услугу, ее юридический адрес и ИНН;
• расшифровка предоставляемой услуги;
• дата оплаты услуги;
• ФИО, должность, подпись представителя организации;
• печать, при ее наличии.

Авансовый отчет без чека: используем ПКО

• Бланк строгой отчетности. В его роли может выступать билет на самолет или поезд, талон, абонемент на посещение курсов или тренингов.
• Приходный кассовый ордер. Его заполняет бухгалтер или руководитель организации.
• Товарный чек. Его, в отличие от кассовой квитанции, заполняет продавец от руки или в электронном виде. Он не является фискальным документом: то есть его не всегда выпускает официально зарегистрированная касса.

Наличные деньги под отчет на расходы на проезд выдаются в обычном порядке — на основании приказа руководителя организации или подписанного им заявления подотчетного лица (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У)). Приказ оформляется на каждую выдачу денег. В нем должны быть указаны Ф.И.О. работника, подотчетная сумма, срок ее возврата, дата и номер приказа. На заявлении подотчетного лица помимо подписи и даты руководитель указывает выдаваемую сумму и срок ее возврата (Письмо Банка России от 06.09.2017 N 29-1-1-ОЭ/20642). Выдача денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру 0310002 (пп. 6.2, 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Сроки представления авансового отчета

— работник заполняет графы 1 — 6 оборотной стороны авансового отчета, указывая в них наименование, номера и даты документов, подтверждающих фактические расходы на проезд, а также суммы затрат по ним. Перечисленные документы нужно пронумеровать в порядке, соответствующем записям в отчете, и приложить к нему. Работник должен подписать авансовый отчет на оборотной стороне, расшифровать подпись и предъявить авансовый отчет с приложенными документами главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У, п. 26 Положения N 749, абз. 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденных Постановлением Госкомстата России N 55);

Заполнение авансового отчета по расходам на проезд

Работодатель возмещает (оплачивает) расходы на проезд в случаях, установленных ТК РФ и локальными нормативными актами организации (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 168, ч. 1 ст. 168.1, ч. 3 ст. 173, ч. 1 ст. 173.1, ч. 3 ст. 174, ч. 1, 3 ст. 325 ТК РФ), в частности, командированным работникам, работникам с разъездным характером работы (курьерам, экспедиторам и др.), работающим студентам.

Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.

Редко бывает, что сумма выдается точно. Обычно денег больше, чем нужно или меньше. Для возврата неиспользованной суммы существует проводка Дт 50 Кт 71, если был перерасход по авансовому отчету — проводка Дт 71 Кт 50(51).

Сроки сдачи отчета и ответственность

Подотчетному лицу нужно выдать расписку в том, что все необходимое им было сдано и принято для проверки. Отчет заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и ответственного специалиста. После того как проверены и утверждены авансовые отчеты, проводка по ним сделана, они отправляются на хранение.

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

• Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
• Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
• Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Выдача наличных денежных средств из кассы

• Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
• Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
• В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.