Содержание
Во-вторых, такая система позволяет создать для каждого согласующего задачу, которая будет у него перед глазами, пока он её не закроет. Это способствует тому, чтобы исключить задержки. К тому же, для любого документа можно определить максимальный срок рассмотрения, система будет напоминать ответственному лицу, что время истекает. Например, присылать ему уведомления на почту.
Также можно внести в систему настройки, благодаря которым на утверждение бухгалтеру будут отправляться только платёжные реквизиты, ему не нужно будет читать 10 листов текста, чтобы вынести свою резолюцию. Подобным образом, руководитель службы доставки будет видеть лишь те абзацы, где речь идёт о доставке. Когда все согласующие первого уровня приняли те элементы текста, которые входят в их зону ответственности, итоговая версия отправляется на утверждение руководителю.
Как оптимизировать согласование документов с помощью BPM-систем?
Однако такую процедуру нельзя признать оптимальной, поскольку она зачастую затягивает сроки решения вопроса. Если согласующих, к примеру, 5 человек, то почти в каждом случае 3-4 дадут свою резолюцию быстро, а ещё 1-2 человека окажутся заняты, и их решения придётся долго ждать. Чтобы такого не происходило, полезно использовать электронный документооборот, а также соблюдать следующие принципы:
Если все смежные участки имеют межи и при этом какие-либо споры относительно них на момент установления границ отсутствуют, неявка владельцев таких участков также не является помехой для оформления акта.
Чтобы иметь возможность оповестить всех лиц, законодательством также предусмотрено использование нескольких способов уведомления, каждый из которых при определенных обстоятельствах может считаться доказательством того, что определенные лица были поставлены в известность и их неявка не может стать основанием для признания акта согласования недействительным.
Объявление в газете о проведении собрания
- При проведении комплексных работ, когда установление границ осуществляется для большого количества наделов;
- При невозможности установить реальное местоположение собственников или пользователей смежных наделов;
- Если отправленное письмо с уведомлением вернулось отправителю назад.
Главной нормой согласования в русском языке является согласование подлежащего со сказуемом в предложении (Солнце встало. Запели петухи.), а также согласование определяемого с главным словом в словосочетании (красное яблоко, деревянный стол). Но русский язык очень многогранен, поэтому иногда бывает довольно сложно определить зависимую форму. Для этого необходимо знать о некоторых правилах.
Согласование с местоимением «кто», «что».
2. Существительные женского рода в этом случае приобретают форму именительного падежа множественного числа, и согласуются с определением в такой же форме: три зелёные берёзки, две огромные посылки. Если существительное приобретает форму множественного числа родительного падежа, то определение также может приобретать форму родительного падежа:
Согласование существительных, связанных с числительными «два», «три», «четыре», с определениями.
1. В официальной речи считается некорректной смысловая замена согласования в тех случаях, когда существительное мужского рода, обозначающее профессию или род деятельности, согласуется с глаголом в женском роде (если лицо, которое называет существительное, является лицом женского рода):
При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.
Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.
Шаблоны согласований
Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль. В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники.
Занимаясь правками в духе добавить к договору слово «настоящий» и выравнивать абзацы, вы не делаете лучше. Вы делаете хуже: ведь скорость согласования падает.А если вдруг при этом другую сторону заденут ваши правки за живое… Тушите свет, будет бесконечная битва. А спровоцировали ее вы.
Поясните правки.
Во-вторых, вы не вызываете подозрения в том, что являетесь недобросовестным контрагентом, который «втихаря» пытается внести выгодные для него изменения. Последствия таких подозрений – конфликты, нежелание идти на уступки, незаключенная сделка.
Показывайте правки.
Если вы делаете изменения в текст, то их стоит наглядно показать. В идеале для этого существует специальный инструмент в Ворде. Но если вам он не нравится или вы его не смогли освоить – не беда. Подчеркните их цветом, выделите жирным, да как угодно, главное — покажите.
Далее пакет документов направляется в юридический отдел, где происходит проверка проекта соглашения на соответствие действующему законодательству, учредительным документам самой организации, а также изучение правоустанавливающих документов предполагаемого исполнителя с целью получения ответа о правомерности подписи его уполномоченного представителя и возможности взыскания задолженности при дальнейшем возникновении неблагоприятных ситуаций.
Любое структурное подразделение организации при возникновении служебной необходимости может выступать в качестве инициатора оформления и заключения договора. При этом начальник подразделения несет персональную ответственность за разработку проекта соглашения.
Порядок согласования договоров
Согласование проекта договора преследует цель не просто составить договор, удовлетворяющий обе стороны – заказчика и исполнителя — в части поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ, а также в части оплаты, но и провести анализ финансовых и юридических аспектов для дальнейшей минимизации возможных рисков, связанных с исполнением соглашения. Поэтому так важно соблюдать порядок согласования договоров, а также понимать всю ответственность, накладываемую на начальников подразделений, участвующих в данном процессе.
Основной этап имеет фиксированную продолжительность, например, 5 (Пять) рабочих дней. Этап предназначен для согласования договора всеми участниками согласовательной процедуры. Реализация этапа сопровождается бумажной версией договора с прикрепленным к нему листом согласований. Участники согласуют договор или вносят свои замечания, возникшие в ходе процедуры. Замечания фиксируются участниками на листе согласований в течение 3 (Трех) рабочих дней; в течение 2 (Двух) рабочих дней инициатор процедуры производит необходимые корректировки договора и получает недостающие подписи участников процедуры.
Обоснование:
Согласование проекта договора преследует цель не просто составить договор, удовлетворяющий обе стороны – заказчика и исполнителя — в части поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ, а также в части оплаты, но и провести анализ финансовых и юридических аспектов для дальнейшей минимизации возможных рисков, связанных с исполнением соглашения. Поэтому так важно соблюдать порядок согласования договоров, а также понимать всю ответственность, накладываемую на начальников подразделений, участвующих в данном процессе.
На что обратить внимание при составлении листа
- Инициатором процедуры согласования договора может являться только руководитель того проекта, в рамках развития которого предполагается подписание указанного договора.
- Договоры, передаваемые на согласование, должны быть предварительно проработаны и отформатированы до уровня 100% готовности к подписанию. Подготовкой договора занимается руководитель проекта, согласовывая при необходимости отдельные его разделы и условия с профильными специалистами компании. За качество подготовки документов, подаваемых на согласование, отвечает руководитель проекта.
- Процедура согласований должна проходить в комбинированном электронно-бумажном формате. Рассылка исходных данных и проектов согласуемых документов производится в электронном виде. Это дает возможность существенно ускорить саму процедуру за счет параллельного осуществления необходимых операций всеми ее участниками. Замечания, внесенные участниками процедуры согласования, и итоговое согласование документов фиксируется на бумажном носителе, именуемом «Лист согласований». Это позволяет фиксировать ответственность за принятые решения.
- Итогом процедуры согласования является лист согласований с промежуточными замечаниями и итоговыми согласующими подписями всех участников процедуры. К листу согласований прилагается итоговый вариант согласованного документа.
- Ответственность за согласованный документ несут все участники процедуры согласования (в отличие от первичных документов, подаваемых на согласование, за качество которых отвечает руководитель проекта) в рамках собственных производственных компетенций.
- Листы согласований и тексты согласованных договоров хранятся в архиве у руководителя проекта в разделе № 10 КДП (см. Главу «Структурирование проектного документооборота. Комплект документации проекта.»). Листы согласований и соответствующие им тексты договоров, хранящиеся в архиве, позволяют выявлять источники ошибок, возникших в отдельных договорах, а также помогают локализовать системные дефекты договорной практики и иных бизнес-процессов, применяемых в компании.
- Порядок процедуры согласования и список участников процедуры должны иметь жесткий формат. Указанный формат может иметь несколько вариантов в зависимости от того, относится ли предмет договора к доходной или расходной части бюджета. Если договор относится к расходной части, дальнейшие вариации формата могут зависеть от статьи утвержденного бюджета, соответствующей предмету согласуемого договора.
- Порядок согласовательной процедуры и состав ее участников утверждается и изменяется на основании решения самого высокого уровня (генеральный директор или инвестиционный комитет компании).
- Существенным элементом формата процедуры согласования является ее длительность. Длительность процедуры согласования зависит от объема документа и его принадлежности к определенной статье утвержденного бюджета. Однако, по глубокому убеждению автора, ни один из стандартных договоров (за исключением, возможно, генподрядного контракта) не должен удостаиваться согласования, имеющего длительность более 5 рабочих дней. Но, конечно же, при том условии, что договор, вынесенный на согласование, имеет достаточную степень проработки (см. выше п.2). Непосредственно в ходе процедуры согласования должны только фиксироваться и перепроверяться те корректирующие моменты, которые были внесены в согласуемый комплект документов участниками согласовательной процедуры до ее официального старта (см. еще раз п.2).
- Учитывая содержание п.9, процедура согласования должна предусматривать и поощрять необходимость прямого общения между ее участниками.
- В случае несоблюдения директивного срока согласования руководитель проекта обязан в первый день после окончания указанного срока собрать совещание с присутствием всех участников согласовательной процедуры, задачей которого является полное снятие всех не устраненных замечаний и согласование рассматриваемого документа в ходе совещания. «Виновнику торжества» придется объяснить коллегам (а их количество может составлять до 10-15 человек), почему он не смог снять свои (во многих случаях надуманные или формальные) замечания в рабочем порядке и для чего устроил весь этот «спектакль». Необходимость в подобных совещаниях полностью отпадает в течение непродолжительного периода времени, необходимого для перестройки сознания ее участников. Автор убедился в этом на практике.
При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.
Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.
Три «золотых» правила согласования
● проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
Юридические лица Индивидуальные предприниматели и юридические лица, являющиеся собственниками жилых и нежилых помещений в многоквартирных домах или жилых домах. Индивидуальные предприниматели и юридические лица, владеющие и пользующиеся жилыми и нежилыми помещениями на основании договора аренды.
Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.
Примеры
Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).
Иногда бывает, что люди думают, что делают серьезный, капитальный ремонт и его обязательно нужно согласовать в Мосжилинспекцией, но на самом деле это не так — не нужно готовить проектную документацию, заказывать план БТИ, платить пошлины и ждать разрешения. Можно просто сделать ремонт, не обращаясь ни в какие инстанции.
Критерии, по которым можно понять, что согласование с Мосжилинспекцией не требуется:
Эти работы не считаются перепланировкой и не требуют согласования даже при желании собственника квартиры. Если подать документы в Мосжилинспекцию с просьбой выдать разрешение на такие работы, она откажет. В соответствии с постановлением Правительства Москвы № 508-ПП на работы, которые не предполагают внесение изменений в план БТИ, разрешение в принципе не выдается.
Примеры работ, которые не нужно согласовывать:
Есть ряд несущественных ремонтных работ, которые при желании можно согласовать с Мосжилинспекцией, но по факту это будет лишними хлопотами. Если выполнить их без разрешения, проблем не будет — ни при продаже квартиры, ни при ее сдаче в аренду.
Загрузка...
