Договор на компенсации гсм работнику

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Пункты 5 и 6 подтверждаются заполненным путевым листом, в котором указывается как маршрут поездки, так и показания спидометра, по которому можно рассчитать километраж и определить количество бензина, необходимое для поездки.

Любые расходы должны быть документально подтверждены, только тогда они смогут уменьшить налогооблагаемую базу. Это правило действует и в отношении возмещения расходов работника в связи с эксплуатацией личного автомобиля.

Документальное оформление

Если форма путевого листа, разработанная Госкомстатом, окажется сложной в заполнении, следует разработать и утвердить свой отчетный документ о поездках. В отчете должно быть указано время выезда и возвращения, дата и цель поездки, адрес места назначения.

Заявление от работника вкупе с отчетом о поездках, совершенных в прошлом месяце, и чеками станет основанием для издания приказа о компенсации расходов. Составляйте его, используя внутренние требования к такого рода документации.

Оплата ГСМ — это возмещение расходов на покупку топлива и смазочных материалов в случае использования работником личного транспорта в служебных целях. Но существуют нюансы, как правильно документально оформить выплаты и как отразить их в учете.

О чем идет речь

Поскольку компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, выплачивается по факту произведенных расходов, работнику следует доказать издержки на приобретение топлива и ремонт. Для этого потребуются чеки автозаправочных станций, акты ремонтных мастерских, товарные чеки на приобретение запчастей.

Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.

Обоснование необходимости

  • паспорт транспортного средства;
  • свидетельство о регистрации;
  • доверенность (если служащий не является владельцем);
  • обоснование расходов, например, чеки;
  • путевые листы подтверждающие, что автомобиль эксплуатировался для нужд фирмы (Путевой лист легкового автомобиля).

Выплата

Согласно Трудовому кодексу РФ, применение личной собственности сотрудника в интересах работодателя подлежит возмещению. Причём объём средств, направленный на покрытие расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией такого имущества, законодательно не ограничен. К тому же с таких выплат не взимается НДФЛ.

5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.

Определяем размер компенсации.

2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:

Нужно ли компенсировать расходы сотруднику, который использует для работы автомобиль и управляет им на основании доверенности?

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

Размер компенсации определяется сторонами и указывается в допсоглашении, являющемся по сути договором компенсации за использование автомобилем . Кроме компенсации работнику нужно возместить расходы, связанные с использованием машины (ст. 188 ТК РФ).

Нужно указать полное наименование организации и Ф.И.О. работника. Не забыть вписать характеристики автомобиля (марку, модель, объем двигателя, регистрационный номер и т. п.), а также документ, удостоверяющий право собственности сотрудника на транспортное средство.

Рекомендуем прочесть:  Если приставы бездействуют

Что написать

Кадровику нужен договор компенсации использования личного транспорта . Планируется, что один из работников организации будет использовать свой автомобиль в служебных целях. Образец документа – в статье (в виде дополнительного соглашения к трудовому договору о выплате компенсации).

  1. Иванов И. И. и ООО «Ромашка» заключили соглашение, по которому работодатель платит сотруднику компенсацию за использование авто в служебных целях в размере 10 000 рублей ежемесячно в соответствии с фактически отработанными днями.
  2. Иванов в июне отработал 18 дней, а в июле — 21 день (всего отработано 39 дней). При этом количество рабочих дней в периоде 20 + 21 = 41 день.
  3. Рассчитаем сумму компенсации за 1 рабочий день: 10 000 х 2 месяца : 41 день = 487,8 руб.
  4. Размер компенсации за июнь-июль составит 487,8 х 39 = 19 024,2 руб.
  5. Отдельно сотруднику оплачивают затраты на ГСМ на основании представленных чеков и оплату нахождения ТС на стоянке на основании квитанций.
  1. Автомобиль стоит 1 000 000 рублей, срок полезного использования — 5 лет. Соответственно, амортизация в месяц составит 1 000 000 : 60 месяцев = 16 666,7 руб.
  2. Среднедневной пробег — 25 км. Компенсация установлена в размере 10 руб. за км.
  3. Затраты на пользование платной стоянкой — 5 000 руб. в месяц.
  4. Мойка ТС и химчистка салона 1 раз в месяц — 6 000 руб.
  5. Иванов И. И в июле отработал 19 дней.
  6. Считаем сумму компенсации. Сначала по пробегу: 25 х 10 х 19 = 4 750 руб. Затем суммируем: 16 666,7 + 4 750 + 5 000 + 6 000 = 32 416,7 руб.
  7. Затраты на бензин, ТО и текущий ремонт будут оплачены на основании кассовых чеков, квитанций и других финансовых документов дополнительно.

📝 Договор аренды на транспорт

Такие взаимоотношения оформляются договором аренды, где указаны условия, на которых машина передается во временное владение работодателя, в том числе размер арендной платы. Специалисты рекомендуют заключать такой договор с сотрудником, имеющим статус ИП (аренда с водителем). Вместо договора аренды с работником можно заключить договор на оказание услуг по управлению ТС, при этом все затраты по эксплуатации несет предприятие.

Современный мир требует от работающего человека мобильности, и своя машина хорошо в этом помогает. Однако, использование личного авто для выполнения корпоративных поручений может влететь в копеечку. В первую очередь из-за расходов на потраченные горюче-смазочные материалы (ГСМ). Однако, согласно законодательству, начальство обязано помочь покрыть расходы на автосредства передвижения, если те принадлежат подчинённому, а не фирме. Но есть несколько нюансов, которые берётся осветить эта статья.

Что такое означает «Компенсация ГСМ» – что это значит, примеры

  • Итак, в этом документе наёмный работник и его работодатель договариваются о сумме выплат за сам факт использования автомобиля, принадлежащего лично вольнонаёмному для выполнения своих должностных обязанностей. Обычно это число фиксировано и устанавливается в результате договорённости между работником и его нанимателем.
  • Далее, начальник обязуется восполнить средства, потраченные на «горючку», техобслуживание и починку автомобиля в зависимости от того, как долго машина находилась в использовании по служебным делам, учитывая пробег за рабочее время.
  • Трудящемуся необходимо подтвердить, что средство передвижения он использовал по поручению компании, а также сумму расходов на топливо и ремонт.

Правильно оформляйте сам Договор

Допустим, некий работник А. собирается использовать для решения трудовых задач свой условный седан «Д.» с усреднённым расходом топлива в 6.1 л на 100 км. (высчитывается согласно Распоряжению Минтранса от 14 марта 2008 года.). Для этого А. заключает дополнительное соглашение со своим начальником Б. По нему Б. должен будет выплачивать за использование автомобиля — 3000 р., за амортизацию — ещё 1500 руб.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 08.02.1992 № 92, нормой расходов предприятия на выплату компенсаций за использование легкового транспорта с объемом двигателя более 2000 куб.м. считается сумма в 1500 рублей. Значит, работодатель “от себя” добавляет к сумме компенсации 1000 рублей в месяц. Надбавку он не вправе учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. А вот для грузовых автомобилей лимита не установлено, значит, сумма в 3000 рублей в месяц обоснована, и ее можно учесть в расходах фирмы.

Ошибка: Сотрудник фирмы, работающий на складе, вынужден был осуществить длительную поездку на завод за не доставленным в срок материалом на собственном автомобиле. Он не потребовал компенсации стоимости бензина от работодателя, поскольку думал, что на возмещение подобных расходов имеют право только сотрудники, чья ежедневная работа связана с разъездами.

Распространенные ошибки по теме “Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2021 году”

В ноябре Фёдор Некрасов представит в бухгалтерию путевые листы за 24 рабочих дня, тогда как рабочих дней в ноябре было 25. Однако, поскольку компенсация выплачивается в фиксированном размере, это никак не повлияет на ее размер – водитель получит 3000 рублей компенсации за ноябрь.

Рекомендуем прочесть:  Газон юридическое определение

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Из статьи Вы узнаете:

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин. Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

Приказ на командировку

  • Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
  • Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

Компенсация затрат работника в рамках трудового договора выгодна прежде всего работодателю. Ведь всегда можно ограничить ее размером, предусмотренным постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002 года: 1200 рублей – для автомобилей с объемом двигателя менее 2000 см 3 и 1500 рублей – для автомобилей с объемом двигателя более 2000 см 3 .

Оплата ГСМ сотрудникам – что это?

Тут есть еще один важный нюанс. Независимо от результатов деятельности ИП должен заплатить страховые взносы, даже если у него нет наемных сотрудников. Сумма фиксирована и в 2018 году составляет 32385 рублей. Однако если доход ИП превышает 300 000 рублей в год, то взимается дополнительный платеж 1 % от разности «доход минус 300 000 рублей».

Как сдать автомобиль в аренду?

Часто возникает проблема с тем, что стороны не знают, как прописать в договоре аренды оплату ГСМ. Спорят по этому поводу даже юристы. Расчет оплаты ГСМ ведут на основании путевых листов – по фактическому километражу. Для этого существуют специальные нормы, на основании которых и проводят списание.

  • поставить в известность руководителя компании о желании привлечь своё имущество для выполнения служебных функций;
  • выбрать способ оформления отношений (договор аренды самый выгодный);
  • представить все бумаги для подтверждения правомерности распоряжения автомобилем;
  • написать заявление в бухгалтерию;
  • своевременно и аккуратно передавать чеки и другие бумаги для отчёта о потраченных средствах;
  • составлять путевые листы, в которых показываются все передвижения по заданию компании;
  • помнить, что издержки не возмещаются в период отпуска, больничного, командировки и в нерабочее время;
  • получать компенсацию ежемесячно на зарплатную карту или наличными деньгами в кассе;
  • выплата не включается в базу налога на доходы физических лиц и не вносится в соответствующую декларацию, за исключением арендной платы по договору;
  • страховые взносы не перечисляются;
  • компания имеет возможность минимизировать налогооблагаемую прибыль за счёт затрат, связанных с наймом транспорта, приобретением топлива, осуществлением текущего ремонта и техобслуживания.

Для подтверждения того, что транспорт действительно использовался в интересах организации, сотруднику следует представить отчет о поездках. А для подтверждения затрат на ГСМ – чеки автозаправочных станций.

Документальное оформление

Письмо Минфина от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 напоминает, что необходимым условием для того, чтобы сумма возмещения, выплаченная работнику, не облагалась страховыми взносами и НДФЛ, являются документальное оформление, экономически обоснованные расчеты и подтверждение служебной цели использования личного транспорта.

Ссылка на основную публикацию