Ждем согласование документов

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

Важные нюансы

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Во-первых, она даёт возможность заранее задать маршрут для утверждения типовых документов, к примеру договоров, заявлений на отпуск. Инициатору процесса не обязательно даже знать, от кого требуется одобрение. Его задача – подготовить документ, который далее, в зависимости от его типа, направится по утверждённому маршруту.

  • Автор создаёт проект документа по своей инициативе или заданию руководства.
  • Он рассылается всем лицам, от которых требуется утверждение.
  • Автор ждёт, когда каждое из согласующих лиц пришлёт ему свою резолюцию, возможные правки.
  • Получив всё это, автор вносит изменения, вновь направляет проект согласующим лицам.

Алгоритм согласования документов на предприятии

Сначала полезно разобраться, чем отличается управление от согласования. В первом случае имеет место чёткая вертикальная связь: руководитель даёт указание, подчинённый его выполняет. Во втором связь может быть вертикальной (работник отдела – руководитель отдела – генеральный директор) или горизонтальной (руководитель отдела продаж – главный бухгалтер – руководитель юридической службы).

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Важные нюансы

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Рекомендуем прочесть:  Как снять накопительную пенсию

Управленческий аспект согласования

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

Схемы и маршруты согласования

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Вам нужно обратиться в местную администрацию за получением разрешения на перепланировку. И ещё нужны согласия всех проживающих членов семьи нанимателя (зарегистрированных в квартире, а необязательно родственников).

У собственника на руках должен оказаться акт о завершённой перепланировке в жилом помещении. Он свидетельствует о том, что фактические работы соответствуют тому, что было в проекте. То есть у вас нет отклонений от плана, и перепланировка не нарушает нормы СНиП, СанПиН и прочие региональные регламенты.

Дополнительные документы

  1. Список документов на перепланировку квартиры может отличаться, в зависимости от региона.
  2. Среди обязательных – заявление, проект и техническое заключение.
  3. Техпаспорт, правоустанавливающие документы и заключение органа по охране памятников архитектуры, истории и культуры можно не предоставлять – из запросят в порядке межведомственного взаимодействия.
  4. Документы сдаются в МФЦ, отдел архитектуры или БТИ.
  5. Если оформлением занимается один человек – нужна доверенность на его имя.
  6. Нехватка или отсутствие ряда обязательных документов является основанием для отказа в выдаче разрешения на перепланировку.

Аутлук удобен тем, что, в отличие от систем электронного документооборота, не потребует вложений, при этом максимально упростив задачу согласования проектов документов. Далее мы приведем подробное описание того, как происходит этот процесс. Пользоваться будем версией Microsoft Outlook 2010.

Коллеги! Блог переехал. Старые статьи остаются здесь, но актуальны они на момент написания. Будьте пожалуйста внимательны! Новые статьи, много видео здесь: http://vk.com/thebestsecretary или в инстаграм documenty_i_arhiv . На вопросы отвечаю быстрее всего через инстаграм. Жду вас там. ©Евгения Кожанова

В первую очередь ставим галочку в поле «Кнопки голосования». В поле правее задаем параметры (просто вписываем вручную) «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», «Не согласовано». Это ключевой момент – так простое электронное письмо получает функцию согласования документа.

Начинаем процесс согласования

Теперь посмотрим на процесс согласования глазами согласующего лица. Итак, письмо с проектом документа получено адресатом или адресатами. Откроем его и увидим, что в этом сообщении группа команд «Ответить» имеет дополнительно кнопку «Голосование». Если кликнуть по ней, то в выпадающем меню появятся возможные варианты ответа.

  • реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
  • дату составления и исходящий номер;
  • сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
  • цель отправления и инструкции;
  • перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
  • подпись с расшифровкой руководителя;
  • контакты ответственного лица (исполнителя).

Стоит добавить, что сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору составляется по аналогичным правилам, за исключением того, что в основной части пишут: «Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору».

Рекомендуем прочесть:  Жилой дом на две семьи изменили на многоквартирный

Форма документа

Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями. Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо. Ведь именно оно позволит не только доказать факт отправки важных материалов контрагенту, контролировать сроки исполнения и оптимизировать делопроизводство; оно также позволяет предоставить другой стороне максимально подробные инструкции, что ускорит процесс заключения сделки.

Далее пакет документов направляется в юридический отдел, где происходит проверка проекта соглашения на соответствие действующему законодательству, учредительным документам самой организации, а также изучение правоустанавливающих документов предполагаемого исполнителя с целью получения ответа о правомерности подписи его уполномоченного представителя и возможности взыскания задолженности при дальнейшем возникновении неблагоприятных ситуаций.

Любое структурное подразделение организации при возникновении служебной необходимости может выступать в качестве инициатора оформления и заключения договора. При этом начальник подразделения несет персональную ответственность за разработку проекта соглашения.

Порядок согласования договоров

  • служебная записка, в которой дается обоснование необходимости приобретения материальных ценностей, услуг или выполнения определенных работ;
  • техническая документация, содержащая технические требования, предъявляемые к предмету договора;
  • исследование конъюнктуры рынка на предмет формирования цены договора;
  • проект договора.

Правило второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Три «золотых» правила согласования

Если согласование параллельное, то пока все согласующие не вынесут свои визы, задача автору не вернется.
А вот в последовательном согласовании как только появилась отрицательная визы, сразу же возвращается задачу автору на исправление.

Как правильно настроить процесс согласования несколькими людьми

Добрый вечер, уважаемые эксперты информационного сайта!
Обращаюсь постоянно к вам за советом и подсказкой, знаю, что вы обязательно найдете правильное и единственное решение. Помогите выяснить, как правильно пишется слово СОГЛАСОВАНО»?

Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе — это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.

Что это такое?

  • Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
  • Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
  • В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.

Сроки согласования

Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.

Вам нужно обратиться в местную администрацию за получением разрешения на перепланировку. И ещё нужны согласия всех проживающих членов семьи нанимателя (зарегистрированных в квартире, а необязательно родственников).

Сейчас вы являетесь нанимателями жилого помещения и обязаны обеспечить его сохранность – в силу пп. 2 п. 3 ст. 67 ЖК РФ. Точнее, в том состоянии, в каком вам её передали по договору соцнайма. А перепланировка нарушает конфигурацию квартиры, поэтому её нельзя проводить тайно.

Можно ли подать через интернет

У собственника на руках должен оказаться акт о завершённой перепланировке в жилом помещении. Он свидетельствует о том, что фактические работы соответствуют тому, что было в проекте. То есть у вас нет отклонений от плана, и перепланировка не нарушает нормы СНиП, СанПиН и прочие региональные регламенты.

Ссылка на основную публикацию