Договор компенсации за ам

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

При расчете налога на прибыль учреждение может уменьшить сумму дохода на величину арендной платы и иных произведенных в соответствии с договором аренды расходов. Главное, чтобы такие расходы были документально подтверждены.

Заключаем договор аренды.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Размер компенсации определяется сторонами и указывается в допсоглашении, являющемся по сути договором компенсации за использование автомобилем . Кроме компенсации работнику нужно возместить расходы, связанные с использованием машины (ст. 188 ТК РФ).

Нужно указать полное наименование организации и Ф.И.О. работника. Не забыть вписать характеристики автомобиля (марку, модель, объем двигателя, регистрационный номер и т. п.), а также документ, удостоверяющий право собственности сотрудника на транспортное средство.

Что написать

Кадровику нужен договор компенсации использования личного транспорта . Планируется, что один из работников организации будет использовать свой автомобиль в служебных целях. Образец документа – в статье (в виде дополнительного соглашения к трудовому договору о выплате компенсации).

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.

НДФЛ с сумм компенсаций

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.»

Страховые взносы

При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.»

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы. Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость.

Личный автомобиль в служебных целях: компенсация или договор аренды? (Зайцева С

Различие с другими видами приобретения транспорта в пользование состоит в том, что в этом случае авто эксплуатируется как в рабочих, так и в собственных личных делах. Соответственно, выплаты за пользование автомобилем работника могут быть меньше аренды, которая подразумевается согласно договору аренды автомобиля с водителем. Но, как показывает практика, эксплуатация собственного автомобиля обусловлена областью его использования: обычно это командировки по службе, куда на собственном автомобиле легче доехать, или это места, где не ходит общественный или другой транспорт.

Налогообложение

  • поставить в известность руководителя компании о желании привлечь своё имущество для выполнения служебных функций;
  • выбрать способ оформления отношений (договор аренды самый выгодный);
  • представить все бумаги для подтверждения правомерности распоряжения автомобилем;
  • написать заявление в бухгалтерию;
  • своевременно и аккуратно передавать чеки и другие бумаги для отчёта о потраченных средствах;
  • составлять путевые листы, в которых показываются все передвижения по заданию компании;
  • помнить, что издержки не возмещаются в период отпуска, больничного, командировки и в нерабочее время;
  • получать компенсацию ежемесячно на зарплатную карту или наличными деньгами в кассе;
  • выплата не включается в базу налога на доходы физических лиц и не вносится в соответствующую декларацию, за исключением арендной платы по договору;
  • страховые взносы не перечисляются;
  • компания имеет возможность минимизировать налогооблагаемую прибыль за счёт затрат, связанных с наймом транспорта, приобретением топлива, осуществлением текущего ремонта и техобслуживания.
Рекомендуем прочесть:  Транспортный налог пенза 2020

Иногда работодатели не предлагают составление соглашения, обходясь составлением приказа. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись. Предпочтительнее соглашение составить. Этот документ поможет защитить права сотрудника при возникновении спорных ситуаций.

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Нормы устанавливаются индивидуально на каждом предприятии. Законодательство не оговаривает предельной или минимальной суммы. Она должна быть разумной. Величина выплаты должна быть обоснована и подтверждаться существующими на данный момент расценками.

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

​​Если работник использует личный автомобиль для нужд организации, он имеет право на денежную компенсацию. Это право закреплено Трудовым кодексом РФ. Выплата компенсирует затраты сотрудника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля. Следует знать, что для получения компенсации потребуется оформить соглашение с работодателем. А также сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие затраты на автомобиль.

  1. Автомобиль стоит 1 000 000 рублей, срок полезного использования — 5 лет. Соответственно, амортизация в месяц составит 1 000 000 : 60 месяцев = 16 666,7 руб.
  2. Среднедневной пробег — 25 км. Компенсация установлена в размере 10 руб. за км.
  3. Затраты на пользование платной стоянкой — 5 000 руб. в месяц.
  4. Мойка ТС и химчистка салона 1 раз в месяц — 6 000 руб.
  5. Иванов И. И в июле отработал 19 дней.
  6. Считаем сумму компенсации. Сначала по пробегу: 25 х 10 х 19 = 4 750 руб. Затем суммируем: 16 666,7 + 4 750 + 5 000 + 6 000 = 32 416,7 руб.
  7. Затраты на бензин, ТО и текущий ремонт будут оплачены на основании кассовых чеков, квитанций и других финансовых документов дополнительно.

При этом в организации должны быть подтверждающие документы, что машина принадлежит сотруднику — копия свидетельства о регистрации и копия ПТС. Обязательными также будут являться расчеты компенсации, документы, подтверждающие произведенные на эксплуатацию расходы и их суммы.

📝 Договор аренды на транспорт

  1. Иванов И. И. и ООО «Ромашка» заключили соглашение, по которому работодатель платит сотруднику компенсацию за использование авто в служебных целях в размере 10 000 рублей ежемесячно в соответствии с фактически отработанными днями.
  2. Иванов в июне отработал 18 дней, а в июле — 21 день (всего отработано 39 дней). При этом количество рабочих дней в периоде 20 + 21 = 41 день.
  3. Рассчитаем сумму компенсации за 1 рабочий день: 10 000 х 2 месяца : 41 день = 487,8 руб.
  4. Размер компенсации за июнь-июль составит 487,8 х 39 = 19 024,2 руб.
  5. Отдельно сотруднику оплачивают затраты на ГСМ на основании представленных чеков и оплату нахождения ТС на стоянке на основании квитанций.

На основании ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях за период с 02.03.2019 по 31.03.2019 в размере 5000 (пяти тысяч) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде расходов на покупку ГСМ в размере 10 000 (десяти тысяч) рублей.

Поскольку компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, выплачивается по факту произведенных расходов, работнику следует доказать издержки на приобретение топлива и ремонт. Для этого потребуются чеки автозаправочных станций, акты ремонтных мастерских, товарные чеки на приобретение запчастей.

В какой сумме устанавливают компенсации сотруднику

ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Из статьи Вы узнаете:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.
Рекомендуем прочесть:  Пенсионная Транспортная Карта 2020 Сроки Пополнения

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

Соглашение о покрытии расходов

  1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
  2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Документы для оформления компенсации

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19; п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260.
Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@.
Пункты 17 — 20 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.

(Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации за применение личного транспорта в служебных целях)

Подпункт 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92; Письмо Минфина России от 09.08.2011 N 03-03-06/1/465.
Пункт 1 ст. 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@.
Постановления ФАС ЦО от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 N 17АП-218/2008-АК.
Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@; Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен Президиумом ФАС УО 29.05.2009).
Пункт 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87.
Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150.
Подпункт 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Отражаем компенсацию в бухучете

  1. соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;
  2. копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающие , так и запрещающие это делать ;
  3. документы учета служебных поездок:

Компенсация расходов ГСМ и на амортизацию транспортного средства не облагается НДФЛ, с нее не берутся взносы по страхованию при условии, что она не больше суммы, предусмотренной в договоре между работником и работодателем (ст. 217 НК РФ). Но для освобождения этих денежных выплат от налогов нужно документально доказать, что это не полученные работником доходы, а именно компенсации.

На основании ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях за период с 02.03.2019 по 31.03.2019 в размере 5000 (пяти тысяч) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде расходов на покупку ГСМ в размере 10 000 (десяти тысяч) рублей.

Договор безвоздмездного на использование личного автомобиля в служебных целях образец

  • компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 5000 (пяти тысяч) рублей за март 2020 г.;
  • расходы на приобретение ГСМ, согласно нормам расхода топлива (распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р), на основании предоставленных чеков ККТ АЗС и путевых листов.

Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.

Для начисления и выплаты компенсации мало получить заявление от работника. Руководитель компании должен издать соответствующий приказ. Такой документ составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов.

Особенности возмещения расходов при использовании в работе своей машины

Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.

Ссылка на основную публикацию