Реестр описи документов

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Опись и учет передачи документов

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом . Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

Как правильно составить опись документов

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

Учет документов в архиве организации

Вы также должны знать, что согласно требованиям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, ведение основных учетных форм обязательно для каждого архива организации. Этот нормативный документ помимо уже перечисленного в статье обязывает вести еще несколько.

Как заполнять форму не понятно, четкой инструкции по заполнению не существует, наш куратор из архивного учреждения толком ничего пояснить не может. Мрак полный. Когда смотришь на форму этой книги учета вроде все понятно, как начинаешь заполнять, то получается полная бессмыслица в цифрах из-за переформирования дел в процессе обработки документов. Во всяком случае, цифры носят весьма приблизительный характер, и теряется смысл этого учета. К тому же на ведение этой книги времени уходит весьма много.

Опись передачи документов в МФЦ

Опись передачи документов в Росреестр или МФЦ будет передана вам специалистом отдела приема-выдачи документов. Это важный документ и прежде чем попрощаться со специалистом и сказать ему: «Спасибо», внимательно прочтите опись передачи документов.
Ведь человеческий фактор ни кто не отменял, а ошибки внесенные в рабочую программу будут повторены в ЕГРН, если регистратор их не заметит и не внесет исправления.

1. За получением результата необходимо обратиться на следующий рабочий день после даты, указанной в расписке. Устно мне было сказано — после 16-00.
   «На всякий пожарный» я пришла в 12-00, мимо проезжала, дай думаю заеду. Ан нет, машина из Росреестра приходит только в 16-00.
   Так что не теряйте время, следуйте рекомендации.
2. Для получения документов с собой необходимо взять — опись передачи документов, паспорт, свидетельство о рождении ребенка(для несовершеннолетних), доверенность(оригинал)

Составляем опись дел

■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации», где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива

Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности (например, в процессе сдачи налоговой отчетности).

Как правильно составить опись передаваемых документов

• Так, большинство бухгалтерских документов хранится в течение 5 лет.
• Некоторые — в виде годовых отчетов, связанные с активами и имуществом предприятия, по валютным операциям, расчеты страховых взносов должны храниться постоянно. Также до момента ликвидации хранятся уставные документы.
• Кадровые бумаги: личные карточки, счета работников, личные дела хранятся в течение 75 лет.

Опись могут составить официальные органы, оказывающие государственные услуги, самостоятельно по утвержденному образцу. Например, учреждения Росреестра, получая от граждан и юридических лиц документы на регистрацию недвижимого имущества или сделки, составляют расписку с указанием перечня документов: договоров, учредительных документов, правоустанавливающих, кадастровых паспортов и прочих.

Опись документов

Внутренняя опись документов составляется только после окончательного формирования дела, но до проведения переплетных работ. Она требуется в случае подготовки документации на архивное хранение, а также для более оперативного нахождения информации в делах и ее эффективного учета.

Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

Что такое опись документов и когда ее необходимо составить на предприятии

У каждой организации есть множество разных документов. У крупных компаний и организаций существует свой внутренний документооборот. Важные документы передаются с описью для того, чтобы зафиксировать факт передачи, количество документов, их объем и ответственное лицо.

Это персональные данные и сведения кадров. Такие данные используются, например, при начислении пенсии Пенсионным фондом. Государственный архив разъясняет, какие именно документы следует передать и как их оформлять. При банкротстве предприятия следует передать все имеющиеся документы в архив.